Маршрут документа

Вкладка «Маршрут документа» предназначена для настройки этапов обработки документа. На этом шаге вы определяете последовательность действий, через которые должен пройти документ, начиная с согласования и заканчивая отправкой.

При необходимости вы можете добавить дополнительный этап согласования, нажав кнопку «Добавить этап». Для каждого этапа обязательно указывается (обязательные поля отмечены * ):

● Сотрудник – выбирается из списка с возможностью поиска по ФИО или электронной почте.

● Срок выполнения – устанавливается дата выполнения, выбираемая из календаря.

● Примечание – можно оставить комментарий или указать дополнительные детали для сотрудника.

Доступно два вида согласования:

● последовательный – каждый участник обрабатывает документ строго по порядку;

● параллельный – несколько сотрудников могут работать с документом одновременно.

Настройка этапа согласования (Рисунок 69)

Если необходимо настроить параллельное согласование, в одном этапе добавляется несколько согласующих сотрудников. Для этого вы нажимаете кнопку «Добавить согласующего», после чего система автоматически меняет наименование этапа с «Согласование» на «Параллельное согласование». В этом случае все выбранные сотрудники будут получать документ одновременно и смогут его согласовывать параллельно.

Для настройки последовательного согласования создается несколько этапов согласования. Например, первый этап – Согласование, второй этап – Согласование. В этом случае документ сначала направляется на согласование первому сотруднику, а после завершения этапа автоматически переходит к следующему.

Рисунок 69

Примечание! В маршруте документа можно настроить как параллельное, так и последовательное согласование.

На этапе «Отправка» необходимо указать компанию, которая будет получателем письма. Для этого в карточке маршрута выбирается организация из доступного списка или осуществляется поиск по ее наименованию/БИН.

После отправки документа по маршруту, нажав кнопку «Отправить документ по маршруту», система начинает его обработку в соответствии с настроенными этапами — согласование, подписание и отправка. На странице карточки документа отображается таб «Маршрут документа», где отображается информацию по этапам, сотрудников-исполнителей и сроков выполнения. Статус документа автоматически меняется в зависимости от текущего этапа прохождения маршрута (Рисунок 70).

Рисунок 70

При необходимости у вас есть возможность редактировать документ, нажав на кнопку «Еще» → «Отозвать документ». В этом случае система открывает модальное окно, где необходимо указать причину отзыва. Поле является обязательным, минимальная длина причины составляет 20 символов (Рисунок 71).

Рисунок 71

При необходимости в маршруте документа можно переназначить задачу другому сотруднику.

Для этого вы нажимаете на кнопку с тремя точками, расположенную напротив текущего исполнителя. После этого система открывает модальное окно «Переназначение задачи», где необходимо выбрать нового исполнителя из списка сотрудников, указать срок исполнения (выбор даты осуществляется через календарь), а также обязательно заполнить поле с причиной переназначения. Причина должна быть описана подробно, так как это поле является обязательным (Рисунок 72).

После внесения данных нужно нажать кнопку «Переназначить», и система автоматически обновит маршрут документа с учетом нового исполнителя и указанного срока.

Рисунок 72