Маршрут документа

Вкладка «Маршрут документа» предназначена для настройки этапов обработки документа. На этом шаге вы определяете последовательность действий, через которые должен пройти документ (Рисунок 93).

Рисунок 93

При необходимости вы можете добавить дополнительный этап согласования, нажав кнопку «Добавить этап». Для каждого этапа обязательно указывается (обязательные поля отмечены * ):

● Сотрудник – выбирается из списка с возможностью поиска по ФИО или электронной почте.

● Срок выполнения – устанавливается дата выполнения, выбираемая из календаря.

● Примечание – можно оставить комментарий или указать дополнительные детали для сотрудника.

Доступно два вида согласования:

● последовательный – каждый участник обрабатывает документ строго по порядку;

● параллельный – несколько сотрудников могут работать с документом одновременно.

Настройка этапа согласования (Рисунок 94)

Если необходимо настроить параллельное согласование, в одном этапе добавляется несколько согласующих сотрудников. Для этого вы нажимаете кнопку «Добавить согласующего», после чего система автоматически меняет наименование этапа с «Согласование» на «Параллельное согласование». В этом случае все выбранные сотрудники будут получать документ одновременно и смогут его согласовывать параллельно.

Для настройки последовательного согласования создается несколько этапов согласования. Например, первый этап – Согласование, второй этап – Согласование. В этом случае документ сначала направляется на согласование первому сотруднику, а после завершения этапа автоматически переходит к следующему.

Рисунок 94

Примечание! В маршруте документа можно настроить как параллельное, так и последовательное согласование.

Добавление соисполнителя

В маршруте служебной записки предусмотрена возможность добавления соисполнителей. Вы можете указать одного или несколько сотрудников, которые будут выполнять задачи по документу.

Для добавления соисполнителя необходимо нажать на кнопку «Добавить соисполнителя» (Рисунок 95). Система откроет форму, где указывается сотрудник (поиск доступен по ФИО или электронной почте), срок исполнения — выбирается из календаря, а также при необходимости можно заполнить поле «Примечание» (Рисунок 96).

Рисунок 95

Рисунок 96

Каждый соисполнитель получит задачу на выполнение, и документ будет отражаться в разделе «Мои задачи» у всех назначенных сотрудников.

Добавление наблюдателя

В маршруте служебной записки предусмотрена возможность добавления наблюдателей.

Для этого необходимо нажать кнопку «Добавить наблюдателя» (Рисунок 97), после чего система отобразит форму выбора (Рисунок 98). В поле Сотрудник указывается пользователь, которого требуется назначить наблюдателем. Поиск осуществляется по ФИО или адресу электронной почты.

Рисунок 97

Рисунок 98

Вы можете добавить как одного, так и несколько наблюдателей. Наблюдатели не участвуют в согласовании или исполнении документа, но получают доступ для просмотра его содержимого и могут отслеживать все этапы прохождения документа по маршруту.

После отправки документа по маршруту, нажав кнопку «Отправить документ по маршруту», система начинает его обработку в соответствии с настроенными этапами — согласование, подписание и отправка. На странице карточки документа отображается таб «Маршрут документа», где отображается информацию по этапам, сотрудников-исполнителей и сроков выполнения. Статус документа автоматически меняется в зависимости от текущего этапа прохождения маршрута (Рисунок 99, 100).

Рисунок 99

Рисунок 100

При необходимости у вас есть возможность редактировать документ, нажав на кнопку «Еще» → «Отозвать документ». В этом случае система открывает модальное окно, где необходимо указать причину отзыва. Поле является обязательным, минимальная длина причины составляет 20 символов (Рисунок 101).

Рисунок 101

При необходимости в маршруте документа можно переназначить задачу другому сотруднику.

Для этого вы нажимаете на кнопку с тремя точками, расположенную напротив текущего исполнителя. После этого система открывает модальное окно «Переназначение задачи», где необходимо выбрать нового исполнителя из списка сотрудников, указать срок исполнения (выбор даты осуществляется через календарь), а также обязательно заполнить поле с причиной переназначения. Причина должна быть описана подробно, так как это поле является обязательным (Рисунок 102).

После внесения данных нужно нажать кнопку «Переназначить», и система автоматически обновит маршрут документа с учетом нового исполнителя и указанного срока.

Рисунок 102