Создание карточки акта/накладной с использованием шаблона

Для создания акта/накладной с использованием шаблона на главной странице пользователю с ролью «Поставщик» необходимо нажать кнопку «Создать» (Рисунок 1).

Рисунок 1

После этого система открывает страницу выбора типа документа, где вы выбираете «Акт выполненных работ»/«Накладная» (Рисунок 2).

Рисунок 2

Далее, система открывает модальное окно выбора использования шаблона документа, где необходимо выбрать вариант «Да» (Рисунок 3).

Рисунок 3

После выбора использования шаблона необходимо нажать на кнопку «Создать» система открывает страницу ввода основных данных. В табе «Основные данные документа» (Рисунок 4) необходимо заполнить (обязательные поля отмечены * ):

• Тема документа – необходимо вручную указать тему письма;
• Описание документа – поле для дополнительной информации, которую автор считает нужным указать;
• Дата документа – система автоматически подставляет текущую дату создания документа. Пользователь может при необходимости изменить её;
• Номер документа – формируется автоматически и соответствует внутреннему идентификатору (ID) документа в системе;
• Связать с документом – необходимо вручную осуществить поиск по ИД или наименованию договора и выбрать из списка.

Рисунок 4

Во вкладке «Шаблоны документа» отображаются пункты которые необходимо заполнить, а также добавить записи по предметам акта.

Обязательные поля отмечены символом «*». При отсутствии данных в обязательных полях система отображает уведомление с указанием конкретного поля, которое требуется заполнить.

Для добавления записи нужно нажать кнопку «Добавить запись» (Рисунок 5). Система откроет модальное окно «Добавление записи», где необходимо заполнить поля (Рисунок 220). После заполнения данных нажимается кнопка «Сохранить», и запись добавляется в таблицу предметов акта или накладной.

Рисунок 5

После заполнения всех полей и прикрепления необходимых файлов система предоставляет возможность:

• Сохранить в черновик — документ сохраняется со всеми внесенными данными и получает статус «Черновик». В дальнейшем его можно открыть, отредактировать и доработать перед отправкой на маршрут согласования (Рисунок ).
• Просмотр документа — доступна возможность просмотра сформированного файла в формате .docx (Рисунок 6).

Примечание! Сохраненный черновик документа автоматически отображается в разделе «Мои документы» → «Черновики» на главной странице

Рисунок 6

Дополнительно в карточке доступна функция «Скачать все одним архивом», которая позволяет скачать документ вместе с приложениями в одном архиве.

В верхней части карточки отображается кнопка «Еще», через которую можно выполнить дополнительные действия:

● Переназначить исполнителя документа – при выборе этой опции открывается модальное окно, где необходимо указать нового исполнителя, выбрав его из выпадающего списка или осуществив поиск по ФИО либо электронной почте. Дополнительно требуется заполнить поле «Причина переназначения исполнителя» (не менее 20 символов). После заполнения данных необходимо нажать кнопку «Переназначить», чтобы изменения вступили в силу.

● Удалить документ – система запросит подтверждение перед окончательным удалением.