Создание согласования закупа
Для создания согласования закупа на главной странице необходимо нажать кнопку «Создать» (Рисунок 121).
Рисунок 121
После этого система открывает страницу выбора типа документа, где вы выбираете «Согласование закупа» (Рисунок 122).
Рисунок 122
После нажатия на кнопку «Согласование закупа» система открывает модальное окно выбора пункта плана.
В окне «Пункт плана» необходимо выбрать пункт плана закупок (Рисунок 123). Для поиска доступен фильтр по:
● названию или ID пункта – необходимо указать вручную ключевые слова наименования или указать ИД пункта плана;
● предмету закупки – выбор из предложенного списка (товар, работа, услуга);
● способу закупки – выбор из предложенного списка (тендер, запрос ценовых предложений и прямое заключение договора);
● типу пункта плана – выбор из предложенного списка;
● год – необходимо указать вручную.
После нажатия кнопки «Найти» система отображает список доступных пунктов плана. Вам необходимо отметить нужный пункт плана и нажать кнопку «Выбрать» (Рисунок 124).
Рисунок 123
Примечание! Во вкладке «Пункт плана» отображаются только те пункты плана, которые имеют статус «Утвержден».
Рисунок 124
В следующем окне «Шаблоны документов» необходимо выбрать основные документы (выбор из выпадающего списка), которые будут прикреплены к согласованию закупа (обязательные документы отмечены *). После заполнения всех обязательных полей нажмите кнопку «Далее» для перехода к следующему этапу — выбору организатора закупа (Рисунок 125).
Рисунок 125
В окне «Организатор» необходимо выбрать компанию и подразделение, которое будет ответственным за проведение процедуры закупа (Рисунок 126).
Примечание! После завершения согласования закупа по маршруту в систему предусмотрена возможность добавить Организатора. Это позволяет назначить ответственное лицо уже на финальном этапе, если оно не было определено при создании согласования закупа.
После назначения организатора, секретарю подразделения высылается уведомления о назначении организатором. Организатором является секретарь подразделения.
Рисунок 126
После нажатия на кнопку «Далее» система открывает страницу ввода основных данных. В окне «Основные данные документа» (Рисунок 127) необходимо заполнить (обязательные поля отмечены *):
● Тема документа – необходимо вручную указать тему;
● Описание документа – поле для дополнительной информации, которую автор считает нужным указать;
● Дата документа – система автоматически подставляет текущую дату создания документа. Пользователь может при необходимости изменить её;
● Номер документа – формируется автоматически и соответствует внутреннему идентификатору (ID) документа в системе.
Ниже система отображает блок «Информация о пункте плана», который заполняется автоматически на основании выбранного ранее пункта:
● ID пункта плана,
● предмет закупки,
● наименование плана,
● способ закупки.
Рисунок 127
Во вкладке «Шаблоны документа» отображаются разделы, которые необходимо заполнить для формирования документации по согласованию закупа (Рисунок 128).
Обязательные поля отмечены символом «*». При отсутствии данных в обязательных полях система отображает уведомление с указанием конкретного поля, которое требуется заполнить.
Рисунок 128
Прикрепление файлов в Технической спецификации
В разделе «Техническая спецификация» предусмотрена возможность прикрепления файлов к документу (Рисунок 129). Для добавления файла необходимо нажать кнопку «Добавить запись». В открывшемся модальном окне «Добавление записи» указать (Рисунок 130):
● ID п/п — заполняется вручную;
● Наименование документа — заполняется вручную;
● Файл — необходимо выбрать файл с локального компьютера.
После заполнения данных вам необходимо нажать кнопку «Сохранить». Для каждой записи доступны действия:
● Редактировать — внесение изменений или замена файла;
● Удалить — удаление записи из списка.
Рисунок 129
Рисунок 130
После заполнения всех полей и прикрепления необходимых файлов система предоставляет возможность:
● Сохранить в черновик — документ сохраняется со всеми внесенными данными и получает статус «Черновик». В дальнейшем его можно открыть, отредактировать и доработать перед отправкой на маршрут согласования (Рисунок 131).
● Предварительный просмотр документа — доступна возможность просмотра сформированного файла в формате .docx (Рисунок 132).
Рисунок 131
Рисунок 132
Дополнительно в карточке доступна функция «Скачать все одним архивом», которая позволяет скачать документ вместе с приложениями в одном архиве.
В верхней части карточки отображается кнопка «Еще», через которую можно выполнить дополнительные действия:
● Переназначить исполнителя документа – при выборе этой опции открывается модальное окно, где необходимо указать нового исполнителя, выбрав его из выпадающего списка или осуществив поиск по ФИО либо электронной почте. Дополнительно требуется заполнить поле «Причина переназначения исполнителя» (не менее 20 символов). После заполнения данных необходимо нажать кнопку «Переназначить», чтобы изменения вступили в силу (Рисунок 133);
● Удалить документ – система запросит подтверждение перед окончательным удалением.
Рисунок 133
● Вкладка “Редактирование документа” - открывается проект договора с возможность полного редактирования документа (Рисунок 134).
После внесения правок необходимо переформировать файл: открыть меню “File” → “Save Copy As” и сохранить документ в формате DOCX.
После сохранения документа система отображает уведомление: “Заполнено! **Документ успешно обновлен”
Рисунок 134