Создание внешнего письма

Для создания внешнего письма на главной странице необходимо нажать кнопку «Создать» (Рисунок 61).

Рисунок 61

После этого система открывает страницу выбора типа документа, где вы выбираете «Письмо» (Рисунок 62).

Рисунок 62

Далее, система открывает страницу выбора шаблона документа, где необходимо выбрать вариант «Новый документ» (Рисунок 63).

Рисунок 63

После нажатия на кнопку «Новый документ» система открывает страницу ввода основных данных. В табе «Основные данные документа» (Рисунок 64) необходимо заполнить (обязательные поля отмечены * ):

● Тема документа – необходимо вручную указать тему письма;

● Описание документа – поле для дополнительной информации, которую автор считает нужным указать;

● Дата документа – система автоматически подставляет текущую дату создания документа. Пользователь может при необходимости изменить её;

● Номер документа – формируется автоматически и соответствует внутреннему идентификатору (ID) документа в системе;

● Контактные данные (телефон и email) – система автоматически подставляет данные автора документа. При необходимости эти поля можно отредактировать.

Рисунок 64

В следующем табе «Вложения документа» (Рисунок 65) необходимо прикрепить файлы:

● Загрузка доступна с компьютера (выбор файлов вручную или перетаскивание в специальное поле);

● Также есть возможность выбрать файлы из ранее загруженных в систему.

Рисунок 65

При нажатии на кнопку «Выбрать из ранее загруженных» система открывает модальное окно, где отображается список всех доступных документов (Рисунок 66). Вы можете отметить один или несколько файлов, после чего необходимо нажать кнопку «Добавить». Выбранные документы будут прикреплены к текущему документу и отобразятся в списке вложений.

Рисунок 66

После заполнения данных и добавления вложений Вы можете нажать на кнопку «Сохранить в черновик». Система сохраняет введенные данные и формирует карточку документа (Рисунок 67).

Примечание! Сохраненный черновик документа автоматически отображается в разделе «Мои документы» → «Черновики» на главной странице.

Рисунок 67

Дополнительно в карточке доступна функция «Скачать все одним архивом», которая позволяет скачать документ вместе с приложениями в одном архиве.

В верхней части карточки отображается кнопка «Еще», через которую можно выполнить дополнительные действия:

● Переназначить исполнителя документа – при выборе этой опции открывается модальное окно, где необходимо указать нового исполнителя, выбрав его из выпадающего списка или осуществив поиск по ФИО либо электронной почте. Дополнительно требуется заполнить поле «Причина переназначения исполнителя» (не менее 20 символов). После заполнения данных необходимо нажать кнопку «Переназначить», чтобы изменения вступили в силу (Рисунок 68);

● Удалить документ – система запросит подтверждение перед окончательным удалением.

Рисунок 68