Создание документа “Решение”

После выбора параметров создания документа «Решение» необходимо нажать кнопку «Создать» в модальном окне, выбрать «Решение» (Рисунок 1), далее выбираете применять шаблон или нет (Рисунок 2):

Если шаблон не выбираете, то можете приложить свой шаблон «Решение» в формате .docx

При выборе шаблонного Решения система открывает страницу созданной карточки документа. (Рисунок 3).

Во вкладке документа система отображает только те заявки на закуп, которые соответствуют следующим условиям:

• текущий пользователь назначен секретарем выбранного подразделения (в роли организатора);
• заявка на закуп подписана;
• заявка создана по пункту плана, в котором выбран способ закупки «тендер».

В рамках создания решения необходимо выбрать одно или несколько согласований закупа, на основании которых будет сформирован документ. Следует учитывать, что:

• допускается выбор нескольких согласований закупа;
• согласования могут относиться к разным заявкам на закуп;
• в результате выбора будет сформировано единое решение по нескольким выбранным согласованиям закупа.

После выбора необходимых заявок пользователю необходимо перейти к следующему этапу, нажав кнопку «Далее».

На данном этапе отображается выбранный ранее шаблон решения, который требуется заполнить (Рисунок 4).

По завершении заполнения шаблона пользователь может перейти к этапу добавления вложений ( при необходимости прикрепления дополнительных документов к решению) (Рисунок 5).

Вкладка «Маршрут документа» предназначена для настройки этапов обработки документа. На этом шаге вы определяете последовательность действий, через которые должен пройти документ. (Рисунок 6)

Рисунок 160

При необходимости вы можете добавить дополнительный этап согласования, нажав кнопку «Добавить этап». Для каждого этапа обязательно указывается (обязательные поля отмечены * ):

● Сотрудник – выбирается из списка с возможностью поиска по ФИО или электронной почте.

● Срок выполнения – устанавливается дата выполнения, выбираемая из календаря.

● Примечание – можно оставить комментарий или указать дополнительные детали для сотрудника.

Доступно два вида согласования:

● последовательный – каждый участник обрабатывает документ строго по порядку;

● параллельный – несколько сотрудников могут работать с документом одновременно.

Настройка этапа согласования (Рисунок 7)

Если необходимо настроить параллельное согласование, в одном этапе добавляется несколько согласующих сотрудников. Для этого вы нажимаете кнопку «Добавить согласующего», после чего система автоматически меняет наименование этапа с «Согласование» на «Параллельное согласование». В этом случае все выбранные сотрудники будут получать документ одновременно и смогут его согласовывать параллельно.

Для настройки последовательного согласования создается несколько этапов согласования. Например, первый этап – Согласование, второй этап – Согласование. В этом случае документ сначала направляется на согласование первому сотруднику, а после завершения этапа автоматически переходит к следующему.

Рисунок 7

Примечание! В маршруте документа можно настроить как параллельное, так и последовательное согласование.

Подписание документа «Решение»

В разделе «Мои задачи» → «На подписание» отображается список всех задач, требующих подписи. Для просмотра содержания документа и перехода к подписанию необходимо нажать кнопку «Перейти»

Рисунок 8

На странице документа отображаются все его реквизиты, вложения и сам файл для подписания. Пользователю предоставляется возможность (Рисунок 8):

● Подписать – доступно подписание через ЭЦП. После выбора способа система предложит выбрать файл ключа ЭЦП, ввести пароль и подтвердить действие. После подписания документ меняет статус «Отправлен».

● Переназначить текущую задачу – при выборе этого варианта открывается модальное окно, где необходимо указать нового исполнителя (выбор осуществляется из списка или через поиск по ФИО/электронной почте), срок исполнения и причину переназначения. После сохранения задача уходит выбранному сотруднику.

● Отказать в подписании – система открывает модальное окно, где требуется указать причину отказа (минимум 20 символов). После отправки документ получает статус «Отказано в подписании» и возвращается инициатору (Автору), который может отредактировать документ и отправить по маршруту заново.