Создание документа “Решение”

Для создания “Решения” на главной странице необходимо нажать кнопку «Создать» (Рисунок 155)

Рисунок 155

После этого система открывает страницу выбора типа документа, где вы выбираете «Служебная записка» (Рисунок 156)

Рисунок 156

Далее, система открывает страницу выбора шаблона документа, где необходимо выбрать (Рисунок 157)

Рисунок 157

После нажатия на кнопку «Новый документ» система открывает страницу ввода основных данных. В табе «Основные данные документа» (Рисунок 158) необходимо заполнить (обязательные поля отмечены *)

При создании “Решение” открывается страница и отображается поля для заполнения (Рисунок 158).

Данная страница предназначена для поиска и выбора заявок на закуп по параметрам ID- документа, наименования документа и предмет закупки.

(Рисунок 158)

Примечание! При создании заявки на закуп система дает возможность выбрать один и более согласований закупа .

Вкладка “Шаблон документа” (Рисунок 159) предназначена для заполнения необходимых полей для формирования документа.

Рисунок 159

Вкладка «Маршрут документа» предназначена для настройки этапов обработки документа. На этом шаге вы определяете последовательность действий, через которые должен пройти документ. (Рисунок 160)

Рисунок 160

При необходимости вы можете добавить дополнительный этап согласования, нажав кнопку «Добавить этап». Для каждого этапа обязательно указывается (обязательные поля отмечены * ):

● Сотрудник – выбирается из списка с возможностью поиска по ФИО или электронной почте.

● Срок выполнения – устанавливается дата выполнения, выбираемая из календаря.

● Примечание – можно оставить комментарий или указать дополнительные детали для сотрудника.

Доступно два вида согласования:

● последовательный – каждый участник обрабатывает документ строго по порядку;

● параллельный – несколько сотрудников могут работать с документом одновременно.

Настройка этапа согласования (Рисунок 161)

Если необходимо настроить параллельное согласование, в одном этапе добавляется несколько согласующих сотрудников. Для этого вы нажимаете кнопку «Добавить согласующего», после чего система автоматически меняет наименование этапа с «Согласование» на «Параллельное согласование». В этом случае все выбранные сотрудники будут получать документ одновременно и смогут его согласовывать параллельно.

Для настройки последовательного согласования создается несколько этапов согласования. Например, первый этап – Согласование, второй этап – Согласование. В этом случае документ сначала направляется на согласование первому сотруднику, а после завершения этапа автоматически переходит к следующему.

Рисунок 161

Примечание! В маршруте документа можно настроить как параллельное, так и последовательное согласование.

Подписание документа «Решение»

В разделе «Мои задачи» → «На подписание» отображается список всех задач, требующих подписи. Для просмотра содержания документа и перехода к подписанию необходимо нажать кнопку «Перейти»

Рисунок 162

На странице документа отображаются все его реквизиты, вложения и сам файл для подписания. Пользователю предоставляется возможность (Рисунок 162):

● Подписать – доступно подписание через ЭЦП. После выбора способа система предложит выбрать файл ключа ЭЦП, ввести пароль и подтвердить действие. После подписания документ меняет статус «Отправлен».

● Переназначить текущую задачу – при выборе этого варианта открывается модальное окно, где необходимо указать нового исполнителя (выбор осуществляется из списка или через поиск по ФИО/электронной почте), срок исполнения и причину переназначения. После сохранения задача уходит выбранному сотруднику.

● Отказать в подписании – система открывает модальное окно, где требуется указать причину отказа (минимум 20 символов). После отправки документ получает статус «Отказано в подписании» и возвращается инициатору (Автору), который может отредактировать документ и отправить по маршруту заново.