Ішкі хатты құру

Ішкі хат жасау үшін басты бетте «Құру» батырмасын басу қажет (Сурет 1).

Сурет 1

Осыдан кейін жүйе құжат түрін таңдау бетін ашады, онда сіз «Ішкі хат» таңдайсыз (Сурет 2).

Сурет 2.

Кейін жүйеде негізгі деректерді енгізу бетін ашады. «Құжаттың негізгі деректері» қойындысында (Сурет 3) толтыру қажет (міндетті өрістер * белгісімен белгіленген):

● Құжаттың тақырыбы – хаттың тақырыбын қолмен көрсету қажет;

● Құжаттың сипаттамасы – қосымша ақпаратты көрсету үшін автор толтыратын өріс;

● Құжаттың күні – жүйе автоматты түрде құжат жасалған ағымдағы күнді қояды. Қажет болған жағдайда пайдаланушы оны өзгерте алады;

● Құжаттың нөмірі – автоматты түрде қалыптасады және жүйедегі құжаттың ішкі идентификаторына (ID) сәйкес келеді;

● Байланыс деректері (телефон және email) – жүйе автоматты түрде құжат авторының деректерін қояды.

Міндетті өрістерді толтырғаннан кейін «Әрі қарай» батырмасын басамыз. Қажет болған жағдайда бұл өрістерді өңдеуге болады.

Сурет 3.

Келесі терезеде «Құжаттың қосымшалары» (Сурет 4) файлдарды тіркеу қажет:

● Компьютерден жүктеу (файлдарды қолмен таңдау немесе арнайы аймаққа сүйреу);

● Сонымен қатар, жүйеге бұрын жүктелген файлдардан таңдау мүмкіндігі бар.

Сурет 4.

«Бұрын жүктелгендерден таңдау» батырмасын басқанда, жүйе барлық қолжетімді құжаттардың тізімі көрсетілген модальді терезені ашады (Сурет 5). Сіз бір немесе бірнеше файлды белгілеп, «Қосу» батырмасын басуыңыз керек. Таңдалған құжаттар ағымдағы құжатқа тіркеледі және қосымшалар тізімінде көрсетіледі.

Сурет 5.

Деректерді толтырып, қосымшаларды қосқаннан кейін «Шимайға сақтау» батырмасын басуға болады. Жүйе енгізілген деректерді сақтайды және құжаттың карточкасын қалыптастырады (Сурет 6).

Сурет 6.

Ескерту! Сақталған құжаттың жобасы автоматты түрде басты беттегі «Менің құжаттарым» → «Жобалар» бөлімінде көрсетіледі.

Қосымша карточкада «Барлығын бір архивпен жүктеу» функциясы қолжетімді, ол құжатты қосымшаларымен бірге бір архивте жүктеуге мүмкіндік береді.

Карточканың жоғарғы бөлігінде «Тағы» батырмасы бар, оның көмегімен қосымша әрекеттерді орындауға болады:

● Құжаттың орындаушысын қайта тағайындау – бұл опцияны таңдаған кезде жаңа орындаушыны тағайындау үшін ашылмалы тізімнен таңдау немесе аты-жөні немесе электронды пошта арқылы іздеу қажет. Қосымша «Орындаушыны қайта тағайындау себебін» толтыру қажет (кемінде 20 символ). Деректерді толтырғаннан кейін өзгерістерді күшіне енгізу үшін «Қайта тағайындау» батырмасын басу керек (Сурет 7);

Сурет 7.

● Құжатты жою – жүйе құжатты түпкілікті жою алдында растауды сұрайды. (Сурет 8).

Сурет 8.